一般事務の派遣は、求人数が多く未経験でも挑戦できる人気の職種の1つです。一般的に、30代、40代、50代と、年齢が高くなるにつれて就業が難しくなる傾向にあります。とはいえ、適切な準備や正しい職場選びによって新たな一歩を踏み出せる可能性を高められます。

 

この記事では、未経験者が一般事務として派遣で就業するときの課題と対策を解説します。加えて事前に準備すべきことや派遣会社への登録方法を紹介します。

 

事務の派遣が未経験者にとって難しいとされる理由

一般事務の派遣は、未経験者でも挑戦しやすい職種の1つです。しかし、特別なスキルが必要ない場合は応募倍率が高くなり、また会社によっては専門知識が求められるなど、就業へのハードルが高くなります。PC作業に慣れていない方は最新のオフィスツールや業務システムに戸惑うこともあるでしょう。

必要なスキルや知識の不足

派遣スタッフが行う仕事には一般事務から、専門性や実務経験が必要な専門事務まで、様々な職種があります。なかには資格の取得を前提とした求人もあるため、スキルや知識が不足していると就業が難しくなります。

一般的によく知られている経理事務も日商簿記検定やFP技能検定といった資格が求められることが多く、持っていない場合は実務経験が求められるケースがあります。

年齢と長期間のブランクによる不安

未経験者にとっては、年齢が高い人ほど就業のハードルとなることもあるでしょう。同じ求人に20代・30代からの就業希望がある場合、派遣会社によっては将来性や柔軟性への評価から若年層を優先して紹介するケースも考えられます。40代以上の豊富な人生経験や成熟した判断力のアピールで差別化は可能ですが熾烈な競争が予想されます。

長期間のブランクにより業務内容や職場環境が大きく変わっていることもあり、現場への適応と学び直しが必要になることがあります。特に最新のオフィスツールや業務システムに慣れるためには積極的に学ぶ姿勢が求められます。

未経験者が“直面する課題”とその対処法

事務の仕事は年齢に関わらず多くの人にとって魅力的な選択肢です。一方で未経験者が直面する課題も少なくありません。例えば業務フローの習得に時間が掛かることや、基本的なPCスキルの不足が挙げられますが、これらの課題への対処法が分かれば未経験者でも事務の仕事にスムーズに適応できます。以下に具体的な課題と対処法を3つご紹介します。

1・業務フローの習得に時間が掛かる

業務フローの習得は多くの仕事に共通する課題であり、慣れるまでに時間が掛かることがあります。ただし職場によっては業務マニュアルが整備されており、分からないことがあればいつでも確認できるため、安心して業務に取り組むことができます。

業種によってはイレギュラーな対応が求められますが、事務職であれば定型業務が多く、慣れさえすれば業務を効率的に進めることができます。例えばデータ入力や書類整理といったルーティーンワークは繰り返し行うことで早さや正確性が向上します。求人に応募する際にマニュアルが準備されているかや、ワークフローが整備されているかを事前に確認することで就業後のギャップを解消し、スムーズに仕事を始められます。

したがって、業務フローに柔軟な対応ができることをアピールすることが有効だと言えます。

2・事務職に必要なPCスキルのハードル

派遣事務では基本的なPCスキルが求められます。特にMicrosoft Office（Word、Excel、PowerPoint）の操作は必須となることが多く、ソフトを使いこなすことで文書作成、データ管理、プレゼンテーション資料作成など様々な業務を効率的に進められるため事前に勉強しておくとよいでしょう。

Excelではデータ入力はもちろんのこと、集計やグラフ作成といった基本操作に加え、関数やピボットテーブルを使った高度なデータ分析が可能であれば他の応募者との差別化につながります。就業先で研修がある場合もありますが、最近ではオンライン講座など独学で学ぶ手段も増えているため学習ハードルはそれ程高くありません。スキルの習得に至らなくても学ぶ姿勢を見せることで、就業への意欲をアピールできます。

3・職場の人間関係やコミュニケーションの壁

就業する会社の社風や業務内容にもよりますが、事務職には適切なコミュニケーション能力が求められます。とくに来客対応や業務を円滑に進めるための社内連携など、様々な場面で適切に対応する必要があります。

具体的には、来客対応では丁寧な言葉遣いや礼儀作法が求められ、社内連携では情報の正確な伝達が不可欠です。これらのスキルは日々の業務を通じて磨くことはできますが、最低限のビジネスマナーは事前に身につけておくとよいでしょう。困ったことや分からないことがあれば、遠慮せず周囲に相談することも重要です。助けを求めることで問題解決が早まり、自分自身の成長にもつながります。

派遣会社の社員にも、コミュニケーション力に自信があることを伝えておくと、紹介を受ける確率は高まるでしょう。

プロセルトラクションが派遣事務の就業をサポート

この記事で派遣で事務職になるための概要は説明していますが、未経験での就業はかんたんではありません。そこでプロセルトラクションはあなたの就業を積極的にサポートします。コーディネーターが親身にお話を伺いますので、お気軽にお問い合わせください。

まずは話を聞いてみる

未経験者でも取り組みやすい事務作業を把握する

事務職といっても経理や総務、営業事務などいくつか種類があり、それぞれの業務内容や求められるスキルが異なります。未経験者にとっては、比較的業務が簡単な一般事務やOA事務がおすすめです。

取り組みやすい基本的なPC操作やデータ入力、書類整理、電話対応などが主な業務となります。これらの業務は専門事務と比べ、特別な資格や高度なスキルを必要としないため、やや年齢の高い未経験者でもスムーズに始めることができます。

データ入力やファイリング業務

データ入力は会社の売上や顧客データを会計ソフトや顧客管理システムに入力する作業です。正確さが求められるため、集中力と根気強さが必要です。ブラインドタッチやコピー＆ペーストなどのショートカットを覚えると業務効率が上がり、職場での評価につながります。

ファイリングは書類や資料を整理・保管する業務です。地味な作業に思えますが、必要な際に書類をスムーズに取り出せるようになり、業務効率を改善する仕事の一つです。几帳面で整理整頓が得意な方が向いています。

電話対応や来客対応業務

電話対応では顧客や取引先からの問い合わせに対して適切な言葉遣いで対応し、必要に応じて担当者に取り次ぎます。来客対応ではお客様を温かく迎え、会社の案内やお茶出しをします。会社の顔としての重要な役割となるため、コミュニケーション能力や正しい礼儀作法が求められます。基本的なビジネスマナーが身についていれば対応可能な業務であり、スキルを磨くことで社内外からの信頼獲得や会社の印象アップにつながります。

備品の管理と発注業務

備品の管理はオフィスの円滑な運営に欠かせない業務です。文房具やオフィス用品といった消耗品の在庫を管理し、必要に応じて適切なタイミングで発注します。細かい作業が得意な方や、物事を計画的に進められる方が向いています。

派遣での事務に就業する“難易度を下げる”ための事前準備

未経験者が派遣で事務として就業するには事前に準備すべきことや、自分に合った職場環境を選ぶためのポイントがあります。また派遣会社のカウンセリングやアドバイスの上手な活用で自己分析が深まり、不安解消につながります。しっかりとした事前準備で未経験からの派遣事務転職を成功させましょう。

事前に身につけたいPCスキル

派遣事務の求人票には「基本的なPCスキル」と書いているケースが多くありますが、具体的には次のようなスキルを身につけておくことが望ましいです。

基礎として重要なタイピングは、キーボードを見ずに1分間で80字から100字を目標にするとよいでしょう。「タイピング　練習」などで検索すると無料で練習できるWebサイトが見つかりますので、自分に合った方法での練習をおすすめします。

Microsoft Officeソフトは特にWordとExcelの基本的な操作を覚えるとよいでしょう。Wordは起動からドキュメントの新規作成、編集や保存で最低限の業務には対応できますが、書式設定や表・画像の挿入、印刷設定を習得するとより幅広い業務に対応できます。

Excelは「表計算ソフト」です。そのためシートの作成や保存のみでは業務範囲が極端に狭まってしまいます。場面に応じた効率のよい入力方法の習得やグラフを用いた簡単な分析が可能であれば業務の幅が広がります。加えて関数を使った高度なデータ集計能力があれば即戦力として活躍できるでしょう。

就業前に学ぶべきコミュニケーション能力

派遣事務で特に重要なのがコミュニケーション能力です。スキル重視の選考では専門的な知識や技術が求められますが、未経験者への求人では業務を円滑に進めるためのコミュニケーション能力が重視される傾向にあります。

実際の業務ではPCを使うことが多いですが他の社員やクライアントとの円滑なコミュニケーションが欠かせません。事務職である以上、様々なステークホルダーとの関わりが出てきますので場面に応じた適切な対応が必要です。

コミュニケーション能力と聞くと抽象的でイメージが難しいですが、具体的には相手に良い印象を与える話し方や接し方です。未経験での初めての業務は上司や同僚に質問や相談をしながら仕事を進めることになりますが、元気な受け答えや挨拶は相手に好印象を与えます。

具体的には「結論から話す」「否定的な表現を避けポジティブな言葉を優先する」「適度な相槌や表情」など気持ちの良いコミュニケーションを日ごろから意識してトレーニングしておくとよいでしょう。職場の雰囲気に合わせて声のトーンやボリュームを調整するなど細かい気遣いもよい印象につながります。

時短や在宅勤務可能な職場選び

未経験者が事務職派遣の仕事を探す際には、時短勤務や在宅勤務が可能な職場を選ぶことも選択肢の一つです。家事や育児、介護といった家庭の事情がある方や体力面に不安のある方は柔軟な働き方ができる職場か事前に確認するとよいでしょう。

在宅ワークが可能な場合は「チャットですぐに相談できる」、「Web上で確認できるマニュアルが整備されている」などリモートでもスムーズに仕事を進められる環境が整っている会社がおすすめです。

派遣会社のカウンセリングやアドバイスを活用する

派遣会社では個々のスキルや希望に応じた求人情報を提供しており、面接対策や履歴書の書き方をサポートしている会社もあります。その他にも就業先との調整やトラブルシューティングのサポートなど未経験者にとって多くのメリットが見込めます。

また自分に合った職場環境を選ぶ際は、価値観や社風といった企業文化を知る必要があります。職場見学を通して雰囲気を知ることはできますが、実際に働くイメージを掴むまで時間が掛かるでしょう。

一方で派遣会社へ登録するとエージェントが複数の候補からあなたへ合った最適な職場を紹介してくれるため、手間を大幅に省くことができます。派遣先での問題が発生した際も、エージェントがサポートしてくれるので安心です。

さらに派遣会社で働くことで、新しいスキルや経験を積む機会が増え、長期的なキャリア形成にも役立ちます。派遣会社のカウンセリングやアドバイスの活用で、効率的でストレスの少ない転職活動が可能になります。

派遣事務は“40代未経験”でも挑戦可能！

未経験者でも、年齢が40代の方でも、派遣の事務職に挑戦するチャンスは十分にあります。年齢やスキル不足、ブランクなどの不安はあると思いますが、基本的なPCスキルやコミュニケーション能力を磨くことで成功への道が開けます。さらに派遣会社のサポートを活用することで、自分に合った職場で新たなキャリアをスタートできるでしょう。挑戦を恐れず、一歩ずつ前に進むことで未来が広がります。

プロセルトラクションが未経験者の派遣就業をお手伝いします

プロセルトラクションでは、未経験の方でも安心して、ご登録いただける派遣サービスを提供しております。担当コーディネーターがあなたの希望に最適な仕事をご紹介し、業務開始後もお悩みやお困りごとの解決から業務レクチャーまで手厚くフォローいたします。さらに今後のキャリアについてのご相談も可能ですので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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