営業事務への転職を目指す際には「未経験でも可能なのか」「どのようなスキルが必要か」などさまざまな疑問が思い浮かぶでしょう。
本記事では、営業事務の仕事内容や必要なスキルを詳しく解説し、未経験から挑戦する際のポイントを紹介します。最後まで読み進めることで転職活動を進めるうえでのヒントが得られるはずです。
営業事務とは？具体的な仕事内容と役割
営業事務は営業部門をサポートする職種です。顧客や社内の円滑な連携を支える役割を果たし、営業担当者が本来の業務に集中できる環境を整える重要なポジションです。
具体的には資料作成や受発注業務、顧客対応などを通じて営業担当者が時間を割けない細かい業務を代行し、全体の生産効率を高める役割を担います。営業部門と顧客の橋渡し役として、欠かせない存在と言えるでしょう。
提案資料や見積書の作成
営業担当者が顧客に提案する際に必要な資料を作成します。PowerPointで魅力的なプレゼン資料を作成したり、Excelを用いて正確な見積書や表計算データを整理するなど、データや情報をわかりやすくまとめるスキルが求められます。最新の市場動向や顧客のニーズを反映した資料作成は営業担当者の提案の質を高め、営業部門の売上につながるため、やりがいを感じられるでしょう。
受発注業務や請求書の発行
顧客からの注文を受け、社内の関係部署や取引先に正確に伝えます。受注内容の確認や納期調整、在庫管理といった細かい調整業務も含まれます。加えて売上データをもとに請求書を作成し、ミスなく迅速に発送する業務も担当します。
電話やメールでの顧客対応
顧客からの問い合わせの一次対応業務では商品やサービスの詳細説明、注文状況の確認、トラブルの初期対応など、幅広い質問や相談に対して迅速かつ丁寧に対応します。顧客との信頼関係を築き、満足度向上を目指す姿勢が求められます。
営業活動を支えるスケジュール管理
営業担当者のスケジュールを管理し、アポイントの調整や会議の設定をサポートします。営業活動の効率を最大化するために、迅速な調整力と柔軟な対応が求められます。
これらの業務を円滑に行うことで、「縁の下の力持ち」として営業担当者が営業活動や売上向上に集中できる環境を整え、営業部門全体の生産性向上を支えます。
営業部門の“サポート役”としての重要性
営業事務は、営業部門の目標達成を陰から支えるサポート役としての活躍が期待されますが、ときには業務フローの見直しや調整の提案などを通して、営業職が本来の業務に集中できる環境を能動的につくり出す動きも求められます。業務の改善提案など積極的な姿勢をみせることで「この人に任せれば大丈夫だ」といった安心感が生まれ、円滑なコミュニケーションに発展するでしょう。
営業事務に“向いている人”の特徴
営業事務は業務内容が多岐にわたり、特定のスキルセットや性格的な適性が求められます。未経験からでも挑戦可能とはいえ、以下の特徴を持つ方は特に向いているでしょう。
コミュニケーション能力
顧客や社内スタッフとのやり取りが日常的に発生するため、相手の意図を正確に理解し、状況に応じた適切な回答を迅速に提供するスキルが必要です。営業担当者が忙しい場合は代わりにかんたんな顧客対応を行うことがあるため、日々のやりとりから顧客との信頼関係を築ければ業務がスムーズに進むでしょう。
チームで働く協調性
営業事務は単独で完結する業務だけでなく、営業部門や他部署との連携が欠かせません。情報を円滑に共有し、他のメンバーの負担を軽減するよう調整します。そのため相手の立場を理解し、全体の成功に貢献する姿勢が求められます。
正確で細かい作業が得意
受発注管理や請求書作成、データ入力など、業務の多くに正確さが求められます。小さなミスが大きなトラブルにつながる場合もあるため、細部にまで注意を払う集中力と慎重な姿勢が不可欠です。
目標達成の意識
営業事務職には基本的に売上やノルマは設定されていませんが、営業担当者は数字や顧客など、さまざまなプレッシャーを抱えながら働いているため、同じ目線に立ち営業部門全体としての目標を達成する意識や姿勢が大切です。
営業や販売での接客経験
営業や販売などの接客経験は営業事務でも大きな武器となります。笑顔や明るい雰囲気で職場のムードを良くしたり、接客スキルを電話やメール対応に応用すると、迅速かつ適切な対応が可能となるでしょう。
ほかにも販売職における「お客様の好みを察して提案する能力」は、営業事務の顧客対応にも通じており、接客経験で培ったスキルを存分に発揮できるでしょう。商品やサービスについての詳細な説明やトラブルシューティング、ストレスマネジメントといった経験も営業事務に活かせるスキルです。
未経験から営業事務で働くメリット
営業事務は多岐にわたる業務を通じて、幅広いスキルや経験を得られる職種です。そのためキャリアの基盤を築きたい人や、新しい分野に挑戦したい人にとって非常に魅力的な選択肢です。
オフィスワークデビューに最適
営業事務はオフィスワーク未経験者が第一歩を踏み出しやすい人気の職種です。特に接客業などで培った顧客対応力やコミュニケーション能力を活かせるため、転職が成功する可能性が高いと言えます。派遣社員としてスタートできる環境も整っており、正社員登用への道も開かれています。
スケジュール管理能力が身につく
繁忙期には受発注業務や請求書発行業務が集中するため、スケジュール管理が重要になります。タスクに優先順位をつけ、効率的に作業を進めるスキルが求められますが、経験を積むことでプレッシャーへの耐性や、問題解決能力が身につくでしょう。
業務を通じてスキルを磨ける
営業事務の業務を通じてPCスキルや事務スキルを実践的に習得できます。日々の業務でExcelやWordなどのPCスキルを磨けるほか、ビジネスマナーやタイムマネジメント能力も向上します。Excelの関数やデータ集計、メール対応などのスキルは他の事務職や関連業務にも応用可能なため、キャリアの選択肢が大幅に広がります。
営業事務は未経験者でも挑戦しやすく、働きながら成長できる魅力的な職種です。新たな一歩を踏み出すことで、自分のスキルを最大限に活かし、さらなるチャンスを手にできるでしょう。
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営業事務に“必要なスキル”の身につけ方
営業事務は多岐にわたる業務を効率的にこなす必要があるため、実践的なスキルの習得が求められます。以下に、営業事務で必要とされる代表的なスキルの効果的な身につけ方をご紹介します。
PCスキル
営業事務の業務では、ExcelやWordの基本操作から応用まで幅広いスキルが必要です。特にExcelでは、関数を使った計算やデータの分析、ピボットテーブルの作成が求められることもあります。初心者であれば、まずはSUMやIFといった基礎関数からはじめ、実際の業務でも使用される関数の習得を目指しましょう。
Wordは、文書作成の基本スキルをしっかりと身につけるとよいでしょう。ビジネス文書や報告書の作成においては、適切なページ設定や見出しの使い方、箇条書きの整理など基本的な機能の活用で十分ですが、テンプレートの活用や差し込み印刷機能を学ぶことで、業務効率を大幅に向上させることができます。
PowerPointでは分かりやすく魅力的な資料作成スキルが求められ、営業会議用のプレゼン資料やクライアント向けの提案書を作成する場面で活かされます。スライドのレイアウト設計、フォントや配色の選定、視覚的な図表やグラフの活用方法を習得しておくと良いでしょう。
基本的なビジネスマナー
営業事務では、顧客や社内スタッフとのやり取りが日常的に発生します。電話応対やメール作成における礼儀正しさや正確さは信頼関係を築く基盤となるため、基本的な敬語の使い方や、メールの定型文を事前に習得しておくとよいでしょう。短期間で効果的に学びたい場合は、ビジネスマナーに関する講座や検定の受験をおすすめします。
問題解決力のトレーニング
営業部門全体で連携しながら働いていると突発的なトラブルに遭遇する機会も少なくありません。そのため冷静に状況を分析し、適切な解決策を導き出すスキルが求められます。実務経験を通じて鍛えられる部分も多くありますが、ロールプレイング形式のトレーニングなど工夫次第で事前の準備も可能です。
営業事務に必要なスキルは、経験を積むことで身につけられますが、事前に基礎を固めておくことで、業務へのスムーズな適応が期待できます。自己学習と実践を繰り返しながら、着実に成長を目指しましょう。
未経験から営業事務に挑戦する方法
未経験から営業事務を目指す場合、派遣社員としてのスタートをおすすめします。正社員での転職は実務経験や資格の保有が条件となっていることが多く、応募へのハードルが高く設定されているからです。
一方で派遣会社では、未経験でも応募できる求人が正社員の求人よりも多く、応募の条件も比較的かんたんな内容になっています。キャリアカウンセリングや就業後のサポートなどアフターフォローも充実しており、未経験でも安心して転職活動に臨めます。
営業事務に“未経験OK”の求人が多い理由
営業事務の業務は内容に汎用性があり比較的、教育しやすい職種です。そのため、未経験者を採用する企業が多く見られます。派遣社員や契約社員としてのスタートは、徐々にスキルを磨きながらキャリアを積むことも可能で将来的に正社員としての就業も期待できます。
未経験でも採用されるための面接対策
面接では過去の経験をどのように営業事務に活かせるかを具体的に伝えることが重要です。例えば接客業で培った「顧客対応力」や「問題解決力」を活かした「機転を利かせた柔軟な対応が可能」など体験談をベースにアピールするとよいでしょう。未経験だからといって萎縮せず、相手にポテンシャルを感じさせることが重要です。
加えて、接客業で売上目標を達成するために行った工夫や顧客対応でクレームを解決した経験など、自身の成功体験を交えながら話すことを意識しましょう。事前に面接の想定質問をリストアップし、模擬面接を行うことで自信を持って面接当日を迎えられます。
プロセルトラクションが未経験からの営業事務転職をサポート
営業事務は未経験でも挑戦しやすく、営業や販売といった接客経験を活かせる職種です。必要なスキルを具体的に理解し、事前に面接の準備をしておくことで採用への道が開けます。
プロセルトラクションでは営業事務職をお探しの方へ向けた派遣転職サービス「プロセル派遣」を提供しており、あなたのキャリアやご要望を踏まえ、最適な求人をご紹介します。業務開始後もしっかりとサポートさせていただきます。ぜひお気軽にお問い合わせください。
