オンラインアシスタント、オンライン秘書サービスの利用が、広がっています。人手不足やリモート業務の拡大など、直接顔を合わせなくても依頼できる業務も増えています。
しかし、サービスの選び方、依頼方法などが分からない方も多いのではないでしょうか。
この記事では、オンラインアシスタントを導入するメリットや選ぶときのポイント、費用相場などを解説します。
この記事の目次
オンラインアシスタントについて
オンラインアシスタントは、オフィスに直接出社することなくリモートワークでさまざまな業務をサポートするサービスです。秘書、総務、経理、人事などの業務をオンライン上でサポートしてくれるため、依頼主は本来の業務に集中し、生産性を高められます。
オンラインアシスタントには優れた人材が多い
オンラインアシスタントの特徴の1つが、高いスキルを有する人材が業務をサポートしてくれるという点です。オンラインアシスタントには最初から高いスキルを持った人材が揃っているため、育成の必要がなく、安心して業務を任せられます。
オンラインアシスタントには、子育てや介護など家庭の事情から在宅で仕事をしたいという人が多く含まれます。この中には、高いスキル、豊富な経験値を持っている方も少なくありません。
「出産を経て育児をしながらも、隙間時間で仕事をしたい」というニーズも多いため、20～30代の子育て世代を中心に優れた素養を持つオンラインアシスタントの供給も増えています。
需要増加の背景
オンラインアシスタントを利用する企業が増えており、市場の規模も拡大しています。その理由としては、フルリモート業務を導入する企業が増えたことや、ITツールの多様化などが挙げられます。
PCやインターネット環境があれば業務できるようになったため、正社員・非正規雇用を問わず、オンラインで業務を管理するノウハウが企業側に蓄積されてきたといえるでしょう。
ITツールも多様化、進化しています。Slackなどのチャットツール、Zoomなどの会議システムはその代表例です。オンラインアシスタントはこれらリモートで働くことを前提としたさまざまなツールの操作にも慣れており、業務もスムーズに進められます。
オンラインアシスタントに依頼しやすい業務
オンラインアシスタントに依頼することで、業務効率アップが期待できる業務を紹介します。
事務・営業サポート
事務作業や営業サポートは、最もオンラインアシスタントが活躍しやすい業務の1つです。
自身に営業経験のあるアシスタントも多いので、アポイント取りやクライアント対応などを任せられます。
以前は郵送物のチェック、押印作業などオフィスでなければ行えない業務もありましたが、メールでのやりとり、電子契約の普及などがオンライン化の後押しになりました。
秘書業務
オンラインアシスタントでは、秘書業務の需要も多くなっています。
経営者のスケジュール管理やアポイントの調整などです。それ以外にも、出張の手配や資料・議事録の作成など、秘書業務の多くを代行してくれます。
特にオンラインアシスタントと同様に、オンライン秘書という呼び名が定着するほどニーズの高い業務といえます。
経理
経理業務もオンラインアシスタントを使うとスムーズに業務を進められるようになります。
振込・納付代行や記帳代行などの一般的な経理業務などにも対応しています。また、月次の締め作業、請求支払管理といった専門的な経理業務も任せられます。金銭や機密を扱う業務は、安心して作業を任せられるオンラインアシスタントを利用した方が、メリットが多い傾向があります。
カスタマーサポート/カスタマーサクセス
顧客の不満を解決したり、問題の収束などの分野で重要になるカスタマーサポート業務や、顧客の成功に向けて能動的に働きかけるカスタマーサクセスなどの分野でも、オンラインアシスタントは役に立ちます。
オンラインアシスタントは各分野のスペシャリストが揃っているため、顧客満足度を上げるカスタマーサポートやカスタマーサクセスなどの業務も安心して任せられるでしょう。
人事業務
近年、人手不足という影響もあり、人事業務に悩んでいる企業も多いです。オンラインアシスタントでは、社員やスタッフの採用や管理など、人事業務全般を代行してくれます。
人事業務に特化したオンラインアシスタントのサービスも登場しており、今後需要も増えていくでしょう。
オンラインアシスタントの導入メリット
オンラインアシスタントのメリットを5つ解説します。
自社のリソースを本来の業務に集中できる
経理や労務、営業事務など直接、売上に貢献しているわけではない業務でも、誰かが行う重要な仕事をオンラインアシスタントに任せることで、優先順位が高い本来の業務に集中できるようになります。
営業効率を高める王道の方法は、営業担当者の商談件数を増やすことです。そのために、営業にかかる事務的な作業、見積書・請求書の発行や社内システムへの反映、アシスタントで対応できるメール返信などを外注できると便利です。
優秀な人材を確保しやすい
高いスキルを持っていても、育児や介護などの事情からフルタイムで働くことが難しい人は少なくありません。こうした能力が高いものの、多くの労働時間を確保できない働き手にとって、オンラインアシスタントは重要な手段といえます。
自社で有能な人材を確保し、さらに育成するのは人手不足から年々困難になっていますが、オンラインアシスタントは最初からスキルを持った人が揃っているため優秀な人材を確保しやすいというメリットがあります。
必要な分だけ発注できるのでコストも抑えやすい
サポートして欲しい業務を必要な分だけ頼めるので、コスト削減に繋がります。
バックオフィス業務を、正規雇用で補おうとすると、比較的手のすいた時期にも仕事を用意しなければなりません。社員採用のための求人媒体への広告出稿、面接などにかかる時間的なコストもあります。
オンラインアシスタントは、最初から一定のスキルを持った人に仕事を依頼できます。繁忙期だけ依頼し、閑散期は一時的に停止するなどの対応も可能なので、結果的に多くの時間とコストを節約できます。
業務に適した人材を探しやすい
オンラインアシスタントに依頼したほうがよい業務はさまざまですが、スキルが高い人の中から業務に適した人材を探しやすいというメリットがあります。
Web関係に強い、経理の経験が長いなど、アシスタントも「これまでの業務経験を活かしたい」と考える方が多いため、自社のニーズにマッチした人材を探しやすいでしょう。
業務始動までが早い
自社で社員を採用して育成・教育する場合と比べて、オンラインアシスタントサービスは、迅速な導入が可能です。PCなど業務環境を整え、指示管理を明確にできれば契約したその日から業務を任せられるようになるでしょう。
急な業務にも対応でき、人員を増やしやすい点も大きなメリットです。
オンラインアシスタントを導入するデメリット
オンラインアシスタントはメリットが多いサービスの1つですが、いくつかデメリットもあります。
事前にレベルを把握しづらい
アシスタントのスキルは、均一ではありません。またサービス事業者によって料金の相場が変わるため、報酬が高ければスキルもそのため求めていた効果を期待できないケースもあります。リアルで出勤する秘書や事務職員は、その人の性格や仕事の質などが把握できますが、オンラインアシスタントは、すべてオンライン上での仕事になるので、このような細かい人間性や癖などは最初から把握できないというデメリットがあります。
トラブルを避けるためにも、採用基準を設定していて、アシスタントのスキルが一定以上あるサービス会社を選ぶようにするといいでしょう。
通信環境を整備する必要がある
オンラインアシスタントは、リモートで業務を行うため企業側にも通信環境の整備は必須です。ネット環境を活用したツールを多く使用するので、電話やメールといった従来のツールだけでなく、Slack・Chatworkといったビジネスチャットツールも導入したほうがよいでしょう。
ファイルの送受信には、Googleドライブを使った共有フォルダが使用されるので、このような通信環境の整備をする必要があります。
細かな業務管理の手間がかかる
オンラインアシスタントは、基本的に依頼した仕事を遂行してもらうというスタンスです。そのため、納得のいく仕事をしてもらうために、細かな業務管理をする必要が出てきます。リアルで働く秘書や事務職員の場合、急な仕事の変更などの対応は臨機応変にしてくれますが、オンラインアシスタントは、直接会うわけではないので、コミュニケーションが難しいというデメリットがあります。
セキュリティ面のリスク
社外秘の情報をオンラインアシスタントに与える場合、情報漏えいのリスクが発生します。セキュリティ面のリスクがあるので、契約前に秘密保持契約を締結しておくと安心して仕事を依頼できます。この契約は第三者への情報の提供や業務以外での使用を禁止しているので、情報漏えいのリスクを下げることができるでしょう。
また、セキュリティや情報の扱い方の講習を実施しているサービス会社を選ぶと、セキュリティ対策になります。
オンラインアシスタントを選ぶポイント
オンラインアシスタントを選ぶ際のポイントはいくつかあります。具体的には、自社が依頼したい業務に対応しているかなどが挙げられます。この項目では、押さえておきたいポイントを4つに絞り、それぞれ解説していきます。
依頼範囲を決める
まず重要になるのが、自社が依頼したい業務に対応できるかです。確認のために依頼したい業務を具体的に定義する必要があります。任せたい業務の範囲、流れを示し、先方とすり合わせましょう。
オンラインアシスタントのサービス会社によって、対応業務や得意とする分野が違うため確認は必須です。
業務の料金体系や費用相場を調べる
業務の利用体系や費用相場を調べることも重要です。
オンラインアシスタントのサービスでは時給制のケースや、稼働時間を保証して固定の報酬を契約するケースが一般的です。通常は業務委託契約となるため、Webページの作成など成果物の提出をもって報酬を支払うことも可能です。
依頼したい業務の費用相場を調べて比較するとよいでしょう。経験が豊富でスキルの高いアシスタントは比較的高額になりますが、金額とスキルが完全に比例するわけではありません。金額が安いからという理由だけで決断せず、業務の質やサポート体制、自社との相性なども考慮して選ぶのが適切です。
依頼先の実績をチェックする
発注の前に、依頼先の実績をチェックしてください。オンラインアシスタントのサービスを提供している企業が増えていますが、各企業のWebサイトには受注実績、得意とする業務が記載されているケースが多いでしょう。
オンラインアシスタントの提供のほかに、たとえばクラウドソーシングや営業代行、経理代行など、運営会社が他にどのようなビジネスを行っているかは重要な内容です。
プロセルトラクションのオンラインアシスタント
この記事でオンラインアシスタントの概要は説明していますが、企業ごと、依頼する業務内容によって最適なオンラインアシスタントの姿は変化します。プロセルトラクションでは、あなたの会社にマッチしたオンラインアシスタントの選び方をご提案いたします。
オンラインアシスタントのサービス会社10選
オンラインアシスタントのサービスを提供している企業はたくさんあるので、正直どこを選べばいいのか判らないというケースもあるでしょう。今オススメのオンラインアシスタントの企業10選をまとめます。
1：プロセルトラクション「Prosellオンラインアシスタント」
特長：
・繁忙期や人手不足のときなど、必要なときに必要な分だけ業界最安値で利用できる
・無料トライアルもできるので、納品クオリティを確認したうえで利用できる
・1か月単位で月10時間・2万円～利用できる
・対応業務は事務作業や軽作業全般からデザイン・制作業務まで対応可能
サポート体制も充実
各分野に知見のあるスタッフが、お客さまの業務を代行・サポート。
お客さま専属の窓口スタッフが、依頼内容をお伺いし、スタッフの業務ディレクションを行います。
スキルテストを通過したアシスタントスタッフがアウトプットをオンラインでご提供します。
＜その他BPOサービス＞
■マーケティングアウトソーシング
・ターゲットリスト作成（プロセルリスト）
・テレアポ代行（Protell BDR）
・インサイドセールスBDR代行（Protell SDR）
・フォーム営業代行（プロセルフォームセリング）
・ABM/セールスレター（プロセルレター）
・インバウンドマーケティング代行
■セールスアウトソーシング
・営業代行（商談、クロージング）
https://www.prosell-traction.com/
2：グランサーズ「SUPPORT＋iA(サポーティア）」
得意な業務：財務・経理
推薦する理由：サポーティアは個人事業主やスタートアップ企業にオススメです。その理由としては、特に財務・経理の業務に強みを持っているからです。また、バックオフィス業務全般サービスも展開しているため、業務をしっかりサポートしてくれるでしょう。
3：BPOテクノロジー「フジ子さん」
得意な業務：経理・人事・ECサイト管理
推薦する理由：フジ子さんは柔軟なプランが選べるという点が非常に優れています。例えば業務の量に合わせた依頼や人件費の調整などが可能です。また、経験豊富なアシスタントがチームで対応してくれるので、基本的なバックオフィス業務はもちろんですが、WEBサイト運営など幅広く業務を任せることができます。
料金：PLAN20（20時間/月・税込5.17万円）
PLAN30（30時間/月・税込7.59万円）
PLAN50（50時間/月・税込10.89万円）
4：ニット「HELP YOU」
得意な業務：バックオフィス業務全般
推薦する理由：HELP YOUはプランの種類が豊富で、それぞれに特徴があり得意業務が異なってきます。具体的には、チームで業務をサポートしてくれるチームプランや、固定専属アシスタント1名のプラン、そしてRPAやAI OCRなどのテクノロジーを活用したロボットプランなどがあります。実働時間が割と長めに設定されているので、依頼する業務の量が多くても対応可能になっています。
5：キャスター「CASTER BIZ」
得意な業務：秘書・事務・人事
推薦する理由：CASTER BIZは日常的なルーティン業務をはじめ、専門知識が必要になる業務まで対応しているのが大きな特徴です。アシスタントのレベルも非常に高く、クオリティの高いサービスを受けられるでしょう。
日本で最初にオンラインアシスタントのサービスを提供し始めた企業なので歴史があり、大企業の導入事例もあるハイクオリティなオンラインアシスタントサービス会社です。
料金：BASIC6ヶ月プラン（132,000円/月）
LONG12ヶ月プラン（120,000円/月）
6：Enigol「Remobaアシスタント」
得意な業務：バックオフィス業務全般
推薦する理由：Remobaアシスタントは、オンラインアシスタントに特化した人材教育を行っているため、高品質なサービスが受けられます。バックオフィス業務をはじめ、秘書・経理・労務などのサービスを展開しているので、安心して業務を任せることができるでしょう。
スタッフや事例などが細かく紹介されているので、最初の段階でどんな人がアシスタントになってくれるのか判るため安心感にも繋がります。
料金：スタンダードプラン（6ヶ月契約・30時間/月 96,000円/月）
ロングプラン（12ヶ月契約・30時間/月 90,000円/月）
7：NTT東日本サービス「カチアルサポート」
得意な業務：バックオフィス業務全般
推薦理由：カチアルサポートはNTT東日本グループがサービスを提供しています。高品質でセキュリティの面でも安心と評判です。主にバックオフィス業務に強みを持っており、必要な時に必要な分だけで業務を任せることができます。
スタッフも経験豊富でタスクの依頼から業務の納品までチャットやメールを使って行うので、スムーズにタスクを完結できます。
料金：エントリープラン
（3ヶ月契約・12時間/月 47,300円/月）
スタンダードプラン
（6ヶ月契約・30時間/月 通常価格129,800円/月 特別価格104,500円/月）
プロプラン
（12ヶ月契約・30時間/月 通常価格116,000円/月 特別価格99,000円/月）
プレミアムプラン
（12ヶ月契約・30時間/月 通常価格127,600円/月 特別価格110,000円/月）
※特別価格は2022年8月1日～2024年3月31日まで契約した方を対象にしています。
8：ファイブスターネット「i-STAFF（アイスタッフ）」
得意な業務：秘書業務・経理・人事・WEB運用サポート
推薦する理由：i-STAFFは質の高い確かなサービスを提供しています。特に秘書業務のサービスを探している方にはオススメできます。その理由としては、こちらのオンラインアシスタントのスタッフは採用率が１％という難関を突破しているため、非常に優秀な人材が揃っているのです。
また、オンラインアシスタントの業界では珍しい返金保証付きのサービスなので、初めてオンラインアシスタントを利用する方でも安心して業務を任せられます。
料金：ライトプラン
（3ヶ月契約プラン 通常価格税込125,400円/月 期間限定料金税込102,300円/月）
ベーシックプラン
（6ヶ月契約プラン 通常価格税込102,300円/月 期間限定料金税込89,100円/月）
プレミアムプラン
（12ヶ月契約プラン 通常価格税込89,100円/月 期間限定料金税込79,200円/月）
※期間限定料金は2023年9月1日～9月30日までに契約した方を対象にしています。
9：ビズリンクス「Selly-s（セリーズ）」
得意な業務：営業・マーケティング
推薦する理由：Selly-sは、営業やマーケティングに特化したオンラインアシスタントサービスです。例えば、見込み顧客獲得から受注後の顧客フォローまで安心して業務を任せることが可能です。チャットやWEB会議などコミュニケーションの方法も様々選べるので、こちらも評判になっています。
料金：ベーシックプラン
（3ヶ月契約 税込145,200円/月 6ヶ月契約 税込138,600円/月）
アドバンスプラン
（3ヶ月契約 税込184,800円/月 6ヶ月契約 税込174,900円/月）
10：Colors「タスカル」
得意な業務：秘書・人事・経理・WEBサイト運用
推薦する理由：タスカルは期間によって3つのプランが用意されているのが特徴です。具体的には、3ヶ月プラン、6ヶ月プラン、年間プランと分かれています。もちろんスタッフも優秀であり、専門的なスキルを有する業務をはじめ、日常業務まで幅広くアシスタントが業務をサポートしてくれます。
また、業務を即日スタートできるという点もオススメできるポイントです。
料金：3ヶ月プラン（10時間/月 44,000円/月）
6ヶ月プラン（10時間/月 33,000円/月）
年間プラン（10時間/月 27,500円/月）
まとめ
ここまでオンラインアシスタントについて見てきました。このサービスは自社の業務を効率化させ、さらにコスト・時間削減や正確性の向上にも繋がります。また、アシスタントにバックオフィス業務などを任せれば、その分自社の本業の業務にも集中できるようになるはずです。自社の業務をもっと発展させて行きたいと考えるのであれば、オンラインアシスタントは一見の価値がある選択の一つとなるでしょう。
オンラインアシスタントならプロセルトラクション
プロセルトラクションではリクルートなどの大企業からスタートアップまで幅広く経験してきた営業のプロが、オンラインアシスタントの提案から実践まで幅広くサポートいたします。ぜひお気軽にご連絡ください。
